Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Andre Melsbach
Hasenhof 7A
24963 Tarp
Deutschland
info@admin-tools.de

admin-tools stellt kostenlose und gegebenenfalls kostenpflichtige Funktionen zur Windows- und Linux-Systemdiagnose bereit. Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung durch Website, Benutzerkonto, Diagnose- und Demo-Funktionen. Welche Daten verarbeitet werden, hängt von der aufgerufenen Funktion, dem gewählten Betriebssystem und den ausgewählten Prüfungen ab.

2. Website-Besuch, Sessions und Cookies

Beim Aufruf startet die Anwendung eine PHP-Session. Sie wird für CSRF-Schutz, Loginstatus und Sprache verwendet. Das Session-Cookie hat HttpOnly- und SameSite=Lax-Eigenschaften; bei HTTPS wird Secure gesetzt. Das technisch erforderliche Cookie „syscheck_language“ kann die gewählte Sprache speichern. Analyse-, Werbe- und Tracking-Cookies werden im Anwendungscode nicht gesetzt.

3. Besuchsprotokoll und technische Logs

Bei einer neuen Sitzung für eine vorhandene Seite speichert die Anwendung einen Besuchseintrag in der Tabelle site_visits der konfigurierten MariaDB/MySQL-Datenbank. Ausgenommen sind die statische Beispielauswertung, die Seite zur Bestätigung der Kontolöschung und konfigurierte ausgeschlossene IP-Adressen. Er enthält IP-Adresse, Kennzeichnung als lokale Adresse, aufgerufenen Pfad einschließlich etwaiger URL-Parameter, Referrer, User-Agent beziehungsweise Browserdaten, Zeitpunkt und bei bestehendem Login die Konto-ID. Bereits für den Kalendertag erfasste IP-Adressen werden nicht erneut eingetragen. Diese Daten dienen technischer Kontrolle, Sicherheit, Fehleranalyse und Seitenstatistik; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei aktivierter nicht-produktiver Timing-Diagnose können Messwerte außerdem über das PHP-/Server-Fehlerprotokoll ausgegeben werden. Fehler bei der Löschung von Diagnosen werden ebenfalls über die PHP-Fehlerprotokollierung ausgegeben. CLI-Skripte geben Verarbeitungs- und Fehlermeldungen auf der Standardausgabe beziehungsweise Fehlerausgabe aus; bei serverseitiger Umleitung können daraus weitere Logdateien entstehen.

Für das Besuchsprotokoll site_visits gilt eine maximale Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen. Der bereits vorhandene tägliche Cleanup-Cron löscht bei jedem Lauf die Datensätze, deren Erstellzeitpunkt mehr als 90 Tage zurückliegt. Die technische Entfernung erfolgt beim nächsten täglichen Lauf nach Überschreiten dieser Frist; Löschfehler werden protokolliert und betroffene Einträge beim folgenden Lauf erneut berücksichtigt. Speicherziel und Aufbewahrungsdauer der PHP-/Server-Fehlerprotokolle sowie etwaiger umgeleiteter CLI-Ausgaben hängen von der Konfiguration und dem Betrieb des Hostingservers ab. Die Anwendung legt dafür keine feste Frist fest; eine konkrete Frist ist anhand des Anwendungscodes nicht verifizierbar.

4. Registrierung und Login

Bei der Registrierung werden Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Bestätigungstoken-Hash, Ablaufzeit des Tokens sowie Registrierungs- und E-Mail-Bestätigungszeitpunkt gespeichert. Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert. Die E-Mail-Adresse dient der Aktivierung und kontobezogenen Nachrichten. Aktivierungslinks sind 24 Stunden gültig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Beim Login werden die eingegebenen Zugangsdaten zur Prüfung verarbeitet. Nach erfolgreichem Login werden Konto-ID und Spracheinstellung in der Session verwendet; die Session-ID wird beim Login erneuert.

5. Nutzung des Benutzerkontos

Dem Konto zugeordnet werden die ausgewählten Diagnoseprüfungen, frei eingegebenen Diagnoseziele, der Uploadmodus, die Aufbewahrungsdauer sowie Zuordnungsdaten erzeugter Batchdateien, Uploads und Auswertungen. Die Eigentümerprüfung beschränkt den Zugriff auf die dem Konto zugeordneten Ergebnisse.

Registrierte Benutzer können die Löschung ihres Kontos im Profil anfordern. An die hinterlegte E-Mail-Adresse wird ein 24 Stunden gültiger Bestätigungslink gesendet. Erst die ausdrückliche abschließende Bestätigung auf der verlinkten Seite löst die Löschung aus; das bloße Öffnen des Links genügt nicht. Diese Bestätigung dient insbesondere dazu, eine versehentliche oder unberechtigte Löschung zu verhindern. Ein neu angeforderter Link ersetzt den bisherigen; abgelaufene oder bereits verwendete Links ermöglichen keine Löschung.

Bei erfolgreicher Kontolöschung werden das Benutzerkonto, seine gespeicherten Einstellungen und Diagnosekonfigurationen sowie sämtliche dem Konto zugeordneten Diagnosedaten aus der produktiven Datenbank und dem zugehörigen Dateispeicher der Anwendung gelöscht. Dazu gehören die Batch-Datensätze auch ohne bisherigen Upload, gespeicherte Diagnose-Dateien, Rohlogs und strukturierte Ergebnisdaten. Dem Konto direkt zugeordnete Besuchseinträge werden ebenfalls entfernt. Die Löschung kann innerhalb der Anwendung nicht rückgängig gemacht werden. Schlägt sie fehl, wird kein erfolgreicher Abschluss bestätigt; ein erneuter Versuch kann erforderlich sein.

Dieser Vorgang löscht keine bereits heruntergeladenen Batch- oder Diagnosedateien auf den Geräten der Nutzer, bereits versandten E-Mails, technischen Server- oder Mail-Logs oder bestehenden Hosting-Backups. Die Anwendung kann die Löschung einzelner Kopien aus bestehenden Hostinger-Backups nicht unmittelbar steuern. Nicht dem Konto zugeordnete Besuchseinträge sowie technische Session- und Missbrauchsschutzdaten werden nicht durch die Kontolöschung vollständig entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt, soweit sie im Einzelfall bestehen. Datenschutzanfragen können weiterhin an info@admin-tools.de gerichtet werden.

6. Durchführung einer Windows-Diagnose

Die Batchdatei führt die ausgewählten Diagnoseprüfungen und Ziele im vorgesehenen technischen Ablauf aus. Sie enthält zusätzlich technische Ablaufbestandteile wie Variablen, Tokenverarbeitung, eine temporäre Logdatei, Status- und Fehlerbehandlung sowie bei aktiviertem Upload einen PowerShell-Aufruf. Je nach Auswahl können Computername, Windows-Benutzername, Domäne, Betriebssystem- und Hardwaredaten, Prozesse und Prozessbenutzer, Fenstertitel, Treiber, gemappte Laufwerke, Netzwerkadapter, IP- und MAC-Adressen, DHCP-, DNS- und Routingdaten, aktive Verbindungen, Ziel- und Remoteadressen, DNS-Cache, ARP-Tabelle, Proxyangaben, Ping- und Traceroute-Ergebnisse, SSIDs, BSSIDs, sichtbare WLANs, WLAN-Profilnamen sowie technische Fehler- und Rohlogdaten erfasst werden. Frei eingegebene Ziele können interne Hostnamen und IP-Adressen enthalten.

Die Diagnose läuft auf dem ausgewählten Windows- oder Linux-System des Endanwenders. admin-tools.de erhält die Diagnosedaten erst durch den automatischen HTTPS-Upload oder den manuellen Upload.

7. Übermittlung, Speicherung und Auswertung

Automatische Uploads werden per HTTPS an upload-diagnostic.php gesendet; manuelle Uploads erfolgen über das Uploadformular. Der Batchtoken wird zur Zuordnung anhand eines serverseitig gespeicherten SHA-256-Hashes geprüft. Die erzeugte Batchdatei und das übermittelte Rohlog enthalten den Uploadtoken auch im Klartext. Registrierte Batchdateien sind wiederverwendbar; der Demo-Uploadtoken ist einmalig und ab Erzeugung 24 Stunden gültig. Rohlogs werden in diagnostic_results gespeichert und können bis zu 16 MB übernommen werden. Strukturierte Werte werden in zugehörigen Ergebnistabellen gespeichert. Die Datei liegt unter einem serverseitigen Pfad außerhalb des öffentlichen Webroots.

Bei Uploads können IP-Adresse und User-Agent an die serverseitige Uploadbenachrichtigung übergeben werden. Diese Benachrichtigung wird bei nicht-lokalen Uploads an die konfigurierte Empfängeradresse versendet.

8. Demo-Diagnose

Die öffentliche Beispielauswertung zeigt statische, frei erfundene Beispieldaten. Zusätzlich kann über die Demo eine Batchdatei heruntergeladen werden, die tatsächliche Diagnosedaten des untersuchten Windows-Systems erfasst und automatisch hochlädt. Diese Uploads sind keinem registrierten Benutzerkonto zugeordnet. Ergebnis und Logdownload sind ohne Anmeldung für jeden mit dem gültigen Zugriffslink erreichbar; der Link läuft 24 Stunden nach Erzeugung der Batchdatei ab. Für hochgeladene Demo-Diagnosedaten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 7 Tagen ab Upload. Nach Fristablauf werden sie beim nächsten Bereinigungslauf gelöscht; dessen Ausführung hängt vom Serverbetrieb ab. Die statischen Beispieldaten unterliegen dieser Upload-Löschfrist nicht.

9. Speicherdauer und Löschung von Diagnosedaten

Für registrierte Nutzer gilt standardmäßig eine Aufbewahrung von 90 Tagen. In den Profileinstellungen sind 1 bis maximal 300 Tage möglich; die Einstellung kann rückwirkend gelten. Die Löschung fälliger Diagnose-Batches, zugehöriger Datenbankeinträge und gespeicherter Dateien erfolgt durch das Bereinigungsskript; dessen regelmäßige Ausführung hängt vom Serverbetrieb ab. Einzelne Auswertungen können über die vorhandene Löschfunktion gelöscht werden. Bei manueller Löschung und Bereinigung wird der Datenbankeintrag erst entfernt, wenn die zugehörige Datei gelöscht oder ihr Fehlen bestätigt wurde; zugehörige Ergebnisdaten werden über die vorgesehenen Datenbankkaskaden entfernt. Bei einem Fehler bleibt der Datensatz zur Nachbearbeitung erhalten. Datei- und Datenbanklöschung sind nicht atomar: Scheitert die Datenbanklöschung nach der Dateilöschung, können die Datenbankdaten bis zum erfolgreichen erneuten Versuch bestehen bleiben.

Die genannten Diagnosefristen beziehen sich auf hochgeladene Diagnose-Batches einschließlich ihrer Upload-Metadaten, gespeicherten Dateien und zugehörigen Ergebnisdaten. Die Diagnosebereinigung erfasst keine erzeugten Batches ohne Upload, Benutzerkonten einschließlich unbestätigter Registrierungen oder gespeicherten Kontoeinstellungen. Sie löscht auch keine bereits versandten Uploadbenachrichtigungen, externen Serverlogs oder Hosting-Backups. Für diese Daten werden durch die Diagnosebereinigung keine Aufbewahrungsfristen festgelegt. Davon zu unterscheiden ist die vom Benutzer bestätigte Kontolöschung nach Abschnitt 5: Sie umfasst auch die dem Konto zugeordneten Batch-Datensätze ohne Upload und gespeicherten Kontoeinstellungen.

10. E-Mails und externe Dienste

Bei einer angeforderten Kontolöschung wird die hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet, um Informationen zur Löschung und den zeitlich begrenzten Bestätigungslink zu versenden. Zur Prüfung des Bestätigungsvorgangs speichert die Anwendung einen Prüfwert des Links und dessen Ablaufzeit beim Konto. Die Löschbestätigungs-E-Mail enthält keine Diagnoseinhalte. Diese Verarbeitung dient der sicheren Abwicklung der Kontobeendigung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Versendet werden Aktivierungs-E-Mails bei Registrierung sowie gegebenenfalls erneut beim Login mit unbestätigter Adresse. Zusätzlich kann eine Diagnose-Uploadbenachrichtigung an die konfigurierte Empfängeradresse versendet werden. Die Anwendung nutzt dafür die auf dem Server verfügbare PHP-Mailfunktion.

Automatische externe Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste sind nicht eingebunden. Die optionale Perplexity-Analyse wird nur nach ausdrücklicher Nutzeraktion auf der ausgewählten Diagnose verwendet. Die betrieblichen Angaben zu Hostinger, Serverstandorten und Backups sind im AV-Vertrag beschrieben. Diese Hostingangaben und die dort genannte Backup-Aufbewahrung werden durch die Anwendung selbst nicht gesteuert oder technisch verifiziert.

Wenn der Nutzer bei einer fertig ausgewerteten Diagnose ausdrücklich die optionale KI-Analyse startet, werden zusammengefasste strukturierte Diagnosewerte an den externen Dienst Perplexity übertragen. Rohlogs, Upload-Dateien und Zugangsdaten werden dabei nicht übertragen.

Die von Perplexity erzeugte Analyse wird als zusätzlicher technischer Hinweis zur ausgewählten Auswertung gespeichert und ersetzt keine eigene technische Prüfung. Die Übermittlung erfolgt nur nach dem ausdrücklichen Klick auf die Schaltfläche zur KI-Analyse.

11. Rollen im B2B-Fall

Lässt ein Geschäftskunde Diagnosedaten seiner Mitarbeiter, Kunden oder sonstiger Endanwender verarbeiten, bestimmt der Kunde Zweck, Prüfungen, Ziele und die Berechtigung zur Untersuchung und informiert die betroffenen Personen. Der Endanwender führt die Batchdatei auf dem untersuchten System aus. admin-tools.de stellt die technische Anwendung bereit und verarbeitet übermittelte Diagnosedaten im Rahmen der konkreten Vereinbarung und Weisungen. Ob ein Auftragsverarbeitungsverhältnis besteht, hängt vom Einzelfall ab.

12. Rechte, Beschwerden und Aktualisierung

Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Im B2B-Fall ist der Kunde regelmäßig erster Ansprechpartner. Anfragen können an info@admin-tools.de gerichtet werden; außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Diese Erklärung wird bei Änderungen der Funktionen, Verarbeitung oder rechtlichen Anforderungen aktualisiert.