Auftragsverarbeitungsvertrag

Windows- und Linux-Diagnosen

Die Verarbeitung kann Diagnosedaten aus Windows- und Linux-Systemen umfassen. Beim Linux-Weg werden abhängig von Auswahl und Ziel unter anderem Hostname, Linux-Version, Kernel, Benutzername, Prozessnamen, Netzwerk-, DNS-, Routing-, Nachbar- und WLAN-Daten verarbeitet. Der Kunde bestimmt durch Prüfungen und Ziele den konkreten Umfang und muss die Berechtigung zur Untersuchung sowie die Information der betroffenen Personen sicherstellen.

Gegenstand der Verarbeitung

Gegenstand ist die technische Erstdiagnose unterstützter Windows- und Linux-Systeme, Netzwerkverbindungen und WLAN-Umgebungen. Dazu werden vom Kunden ausgewählte Prüfungen und Ziele ausgeführt, Logs übertragen, aufbereitet, angezeigt, zum Download bereitgehalten und innerhalb der Anwendung gelöscht. Der Kunde bestimmt durch Auswahl und Ziel den konkreten Umfang der Verarbeitung.

Dauer der Verarbeitung

Die Verarbeitung beginnt mit der Übermittlung eines Diagnose-Logs und endet mit der Löschung der zugehörigen Daten nach Weisung des Kunden, nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist oder nach Beendigung der Beauftragung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Für registrierte Nutzer ist derzeit standardmäßig eine Aufbewahrung von 90 Tagen vorgesehen; die Anwendung erlaubt Einstellungen von 1 bis höchstens 300 Tagen. Für hochgeladene Demo-Diagnosedaten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 7 Tagen ab Upload; die Löschung erfolgt beim nächsten serverseitigen Bereinigungslauf nach Fristablauf. Die öffentliche Beispielauswertung verwendet statische, frei erfundene Beispieldaten und unterliegt dieser Upload-Löschfrist nicht.

Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient der technischen Erstdiagnose und Dokumentation von Windows- und Linux-Systemen, Netzwerkverbindungen und WLAN-Umgebungen. Die Anwendung erzeugt betriebssystemspezifische Diagnosewerkzeuge, nimmt Logs manuell oder automatisch entgegen, bereitet ausgewählte Werte strukturiert auf und stellt sie dem berechtigten Konto zur Verfügung. Sie dient nicht der allgemeinen Überwachung, einer vollständigen Sicherheitsbewertung oder der automatischen Reparatur.

Kategorien personenbezogener Daten

Abhängig von Auswahl und Loginhalt können insbesondere Computername, angemeldeter Benutzer, Betriebssystem- und Hardwaredaten, Prozesse und Prozessbenutzer, Treiber und Module, Netzwerkfreigaben, IP- und MAC-Adressen, DHCP-, DNS-, Routing-, Verbindungs- und Nachbardaten, Ziel- und Remoteadressen, Ping- und Traceroute-Daten, WLAN-Informationen, WLAN-Profilnamen, Proxystatus sowie technische Fehler- und Rohlogdaten verarbeitet werden. Linux-Logs können zusätzlich Linux-Version, Kernel, CPU, Arbeitsspeicher, PCI-Informationen und NetworkManager-Profilnamen enthalten. Frei eingegebene Ziele können interne Hostnamen und IP-Adressen enthalten.

Kategorien betroffener Personen

Betroffen sein können Mitarbeiter und sonstige Nutzer der untersuchten Windows- oder Linux-Systeme, Kunden oder sonstige Endanwender des Kunden sowie Personen, die in Prozess-, Netzwerk-, DNS-, WLAN- oder sonstigen Inhalten eines Logs erscheinen. Die konkreten Kategorien bestimmt der Kunde durch Diagnoseziele und ausgewählte Prüfungen.

Weisungsgebundenheit

admin-tools.de verarbeitet Diagnosedaten grundsätzlich nach dokumentierten Weisungen des Kunden. Die Auswahl und Speicherung von Prüfungen, Zielen, Uploadmodus und Aufbewahrungsdauer erfolgt über die vom Kunden bediente Anwendung. Gesetzliche Pflichten zur Verarbeitung bleiben unberührt; in diesem Fall wird der Kunde, soweit gesetzlich zulässig, vor der Verarbeitung informiert.

Vertraulichkeit

Personen, die auf Seiten von admin-tools.de mit Diagnosedaten umgehen, dürfen diese nur im erforderlichen Umfang und für die vereinbarten Zwecke verarbeiten.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Nach dem derzeit sichtbaren Implementierungsstand bestehen auf Anwendungsebene unter anderem folgende Maßnahmen: HTTPS/TLS für automatische Uploads, individuelle 64-stellige Upload-Tokens, serverseitige Tokenprüfung anhand gespeicherter SHA-256-Hashes (Uploadtoken sind auch im erzeugten Batch und gespeicherten Rohlog enthalten), HttpOnly-, SameSite- und bei HTTPS Secure-Cookies, CSRF-Schutz für sitzungsgebundene Formulare und Tokenprüfung am automatischen Upload-Endpunkt, passwortbasierte Anmeldung mit Passwort-Hashing, Eigentums- und Zugriffskontrollen bei Benutzerergebnissen, Uploadgrößenbegrenzungen, Validierung tatsächlicher Uploads, serverseitig erzeugte beziehungsweise geschützte Dateinamen, Speicherung der Diagnose-Dateien außerhalb des öffentlich erreichbaren Webroots, Pfad- und Zugriffsschutz sowie kaskadierende Löschung zusammengehöriger Daten. Regulärer administrativer Zugriff auf die Produktionsumgebung erfolgt durch den Betreiber. Ein technischer Zugriff des Hosters ist im Rahmen des Hostingbetriebs grundsätzlich möglich. Administrative Zugänge sind passwortgeschützt; eine MFA- oder 2FA-Absicherung wird nicht zugesichert. Nach aktuellem Kenntnisstand besteht kein weiterer regulärer Personenkreis mit administrativem Zugriff. Administrative Zugriffe werden auf das für Administration und Betrieb erforderliche Maß beschränkt.

Für Sicherheitsaktualisierungen der Anwendung erfolgt eine anlassbezogene Prüfung und Umsetzung. Für die Hosting-Infrastruktur gelten die technischen und organisatorischen Maßnahmen des jeweils gültigen Hostinger-DPA. Hostinger erstellt täglich Backups am Standort Frankreich und bewahrt diese derzeit sieben Tage auf. Der Schutz der Backups richtet sich nach dem jeweils gültigen Hostinger-DPA; die Anwendung kontrolliert die Backup-Infrastruktur nicht selbst. Ein vollständiger Restore aus einem Backup wurde bisher nicht systematisch getestet. Eine konkrete RTO, RPO oder garantierte Wiederherstellungszeit wird daher nicht zugesichert. HTTPS/TLS schützt die Übertragung. Eine konkrete Verschlüsselung ruhender Anwendungsdaten oder der Backups ist derzeit nicht verifiziert und wird nicht behauptet. Es besteht derzeit keine systematische regelmäßige Wirksamkeitsprüfung aller TOMs. Sicherheitsrelevante Schutzfunktionen der Anwendung werden bei Änderungen teilweise beziehungsweise anlassbezogen manuell überprüft, insbesondere Zugriffskontrolle, Tokenprüfung, CSRF-Schutz, Upload-Validierung und Löschlogik. Für die Hosting-Infrastruktur gelten die Prüf- und Sicherheitsmaßnahmen des Hostinger-DPA.

Unterauftragsverarbeiter

Hostinger ist für das Shared Hosting der Anwendung sowie die damit bereitgestellte Mailumgebung als Auftragsverarbeiter tätig. Die Anwendung verwendet eine MariaDB/MySQL-Verbindung, lokale Storagepfade und den auf dem Server verfügbaren Mailversand. Hostinger setzt im Rahmen seiner Leistungen gegebenenfalls weitere Subprozessoren gemäß dem jeweils gültigen Data Processing Addendum ein. Die Anwendung benennt oder steuert diese Subprozessoren nicht einzeln.

E-Mail-Kommunikation

Die Anwendung versendet systemseitige E-Mails über die PHP-Funktion mail() und die vom Hostinganbieter bereitgestellte Mailumgebung. Die E-Mails können insbesondere Kontoaktivierungsinformationen, Bestätigungslinks zur Kontolöschung, Benutzernamen, E-Mail-Adressen sowie bei Upload-Benachrichtigungen technische Metadaten wie IP-Adresse, User-Agent, Dateiname, Dateigröße, Batch-ID, Zeitpunkt, den Hinweis auf einen angemeldeten oder nicht angemeldeten Upload und einen Ergebnislink enthalten. Diagnosedateien und deren Inhalte werden nicht per E-Mail übertragen. Der konkrete technische Mailtransport innerhalb der Hosting- und Mailinfrastruktur wird durch die Anwendung nicht selbst gesteuert. Soweit personenbezogene Daten hierbei durch Hostinger oder von Hostinger eingesetzte Subprozessoren verarbeitet werden, gelten die entsprechenden Regelungen des jeweils gültigen Hostinger-DPA.

Unterstützung bei Betroffenenrechten

admin-tools.de unterstützt den Kunden im Rahmen der verfügbaren technischen Möglichkeiten durch die Anzeige, den Download und die manuelle Löschung einzelner Diagnosedatensätze. Soweit vorhandene Diagnosedaten auffindbar, bereitstellbar oder löschbar sind, unterstützt admin-tools.de den Kunden bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen. Eine allgemeine Export-, Such- oder Betroffenenrechtsverwaltung ist nicht implementiert. Der Kunde bleibt für die Kommunikation mit betroffenen Personen, die Prüfung von Anträgen und die Entscheidung über deren Berechtigung verantwortlich.

Unterstützung bei Datenschutzverletzungen

Erkennt admin-tools einen Vorfall, der personenbezogene Daten des Verantwortlichen betrifft, informiert admin-tools den Verantwortlichen unverzüglich nach Bekanntwerden über die vereinbarte beziehungsweise im jeweiligen Vertrag hinterlegte Kontaktmöglichkeit. Die zentrale Kontaktadresse von admin-tools für Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle ist info@admin-tools.de. Die zum Zeitpunkt der Meldung verfügbaren Informationen werden angemessen bereitgestellt. admin-tools unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen der verfügbaren technischen Möglichkeiten bei der Bewertung des Vorfalls und der Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten. Eine 24/7-Bereitschaft oder eine pauschale Zusage eigener forensischer Untersuchungen wird nicht geschuldet. Der Verantwortliche bleibt für seine eigenen gesetzlichen Melde- und Informationspflichten verantwortlich. Erkennt der Verantwortliche selbst einen relevanten Vorfall im Zusammenhang mit admin-tools, informiert er admin-tools ebenfalls unverzüglich über die zentrale Kontaktadresse.

Löschung beziehungsweise Rückgabe von Daten

Der Kunde kann einzelne Auswertungen über die Anwendung löschen. Außerdem kann er die Löschung seines Benutzerkontos im Profil anfordern. Zur Absicherung wird ein zeitlich begrenzter Bestätigungslink an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Erst die ausdrückliche abschließende Bestätigung auf der verlinkten Seite löst die Kontolöschung aus. Bei erfolgreichem Abschluss werden das Konto, seine gespeicherten Einstellungen und Diagnosekonfigurationen sowie sämtliche ihm zugeordneten Diagnosedaten einschließlich Batch-Datensätzen ohne Upload, gespeicherter Diagnose-Dateien, Rohlogs und strukturierter Ergebnisdaten aus der produktiven Datenbank und dem zugehörigen Dateispeicher der Anwendung gelöscht. Eine Wiederherstellung innerhalb der Anwendung ist nicht vorgesehen. Der Kunde muss benötigte Daten vor dieser Bestätigung über die vorhandenen Funktionen abrufen oder herunterladen. Gesetzliche Pflichten bleiben unberührt. Der Datenbankeintrag wird erst entfernt, wenn die zugehörige Datei gelöscht oder ihr Fehlen bestätigt wurde; zusammengehörige Ergebnisdaten werden über die vorgesehenen Fremdschlüsselbeziehungen gelöscht. Fehler werden protokolliert und betroffene Datensätze bleiben zur Nachbearbeitung erhalten. Datei- und Datenbanklöschung sind nicht atomar; nach erfolgreicher Dateilöschung können Datenbankdaten bei einem Datenbankfehler bis zum erfolgreichen erneuten Versuch bestehen bleiben. Das Bereinigungsskript löscht fällige Diagnosedaten nach den konfigurierten Fristen; seine regelmäßige Ausführung hängt vom Serverbetrieb ab. Vor Beendigung des AV-Verhältnisses kann der Kunde vorhandene Diagnosedaten über die bestehenden Funktionen abrufen oder herunterladen. Nach Beendigung des AV-Verhältnisses werden noch vorhandene Diagnosedaten entsprechend der für den jeweiligen Kunden vereinbarten Aufbewahrungsfrist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ein separater vollständiger Gesamt-Export aller Daten ist derzeit nicht vorgesehen. Die Löschfunktionen der Anwendung entfernen keine bereits heruntergeladenen Kopien auf Nutzergeräten, bereits versandten E-Mails oder technischen Server- und Mail-Logs; deren Aufbewahrung richtet sich nach dem jeweiligen Betrieb und den anwendbaren Pflichten. Hostinger erstellt täglich Backups am Standort Frankreich und bewahrt diese derzeit sieben Tage auf. Die Anwendung hat keine Steuerungsmöglichkeit für die Löschung einzelner Daten aus bestehenden Hostinger-Backups; eine sofortige Entfernung aus allen Backups wird nicht zugesagt. Für die Verarbeitung nach Vertragsende gilt das jeweils gültige Hostinger-DPA.

Kontrollrechte

Der Verantwortliche darf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen von admin-tools in angemessenem Umfang überprüfen. Zunächst werden vorhandene Informationen, Dokumentationen und Nachweise genutzt. Prüfungen sind mit angemessener Vorankündigung während üblicher Geschäftszeiten durchzuführen, soweit nicht eine konkrete Gefährdung oder ein besonderer Anlass eine kurzfristigere Prüfung rechtfertigt. Prüfungen dürfen den laufenden Betrieb und die Sicherheit der Infrastruktur nicht unangemessen beeinträchtigen. Sicherheits- und Geschäftsgeheimnisse sowie Daten anderer Kunden sind zu schützen. Ein dauerhaftes Auditportal wird nicht zugesagt. Vor-Ort-Prüfungen oder Prüfungen mit erheblichem zusätzlichem Aufwand sind vorher abzustimmen. Angemessene, nachweisbare zusätzliche Kosten außergewöhnlich aufwendiger Prüfungen können dem Verantwortlichen in Rechnung gestellt werden.

Umgang mit weiteren Auftragsverarbeitern

Der Verantwortliche erteilt eine allgemeine Genehmigung zur Beauftragung weiterer Auftragsverarbeiter. Ein weiterer Auftragsverarbeiter darf nur eingesetzt werden, wenn die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. Der Verantwortliche wird über die beabsichtigte Hinzunahme oder Ersetzung eines weiteren Auftragsverarbeiters informiert und kann aus wichtigen datenschutzrechtlichen Gründen innerhalb einer angemessenen Frist begründet widersprechen. Erfolgt innerhalb dieser Frist kein begründeter Widerspruch, gilt die Änderung als genehmigt. admin-tools bleibt gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten durch eingesetzte weitere Auftragsverarbeiter verantwortlich.

Internationale Datenübermittlungen

Der Anwendungshost steht nach den bekannten Infrastrukturangaben in Frankfurt am Main, Deutschland. Die täglichen Backups befinden sich in Frankreich und werden derzeit sieben Tage aufbewahrt. Weitere Verarbeitungen durch Hostinger oder von Hostinger eingesetzte Subprozessoren richten sich nach dem jeweils gültigen Hostinger-DPA. Soweit danach Drittlandtransfers stattfinden, gelten die dort vorgesehenen geeigneten Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, soweit anwendbar. Aus dem Anwendungscode lässt sich kein bestimmter tatsächlicher Drittlandtransfer für admin-tools.de ableiten.

Laufzeit

Dieser AV-Vertrag gilt für die Dauer der Verarbeitung von Diagnosedaten im Auftrag des Kunden. Er beginnt mit dem Beginn der Auftragsverarbeitung im Rahmen der jeweiligen Geschäftsbeziehung und endet mit der vollständigen Beendigung dieser Verarbeitung, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Die konkreten Vertragsparteien, der Vertragsbeginn, die zugrunde liegende Hauptvereinbarung, Kündigungsfristen und Ansprechpartner werden bei Vertragsschluss im jeweiligen Vertragsverhältnis festgelegt. Die zentrale Kontaktadresse von admin-tools.de für organisatorische, datenschutzrechtliche und sicherheitsbezogene Angelegenheiten ist info@admin-tools.de.

Verantwortlichkeiten von Kunde und admin-tools.de

Der Kunde bestimmt Zweck und Mittel der Verarbeitung, wählt Prüfungen und Ziele aus, sorgt für die Berechtigung zur Diagnose, informiert Endanwender, erteilt Weisungen und prüft die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung. admin-tools.de stellt den technischen Dienst nach den Weisungen bereit, beschränkt die Verarbeitung auf den vereinbarten Zweck, schützt den Zugang nach dem vorhandenen Sicherheitsstand und löscht Daten nach den vereinbarten oder technisch eingestellten Fristen. Beide Seiten müssen erkannte Fehler und Datenschutzvorfälle unverzüglich über den vereinbarten Kontakt mitteilen.

Verwandte rechtliche Informationen

Impressum · Datenschutzerklärung · Nutzungsbedingungen · Software- und Diagnoselizenz